Assets
Le module Actifs IT (Assets) est le registre central de tous les équipements et ressources informatiques gérés dans SmartDoc. Il permet d'inventorier, surveiller et documenter l'ensemble du parc informatique de vos clients, que les appareils soient découverts automatiquement ou saisis manuellement.
Table des matières
- Vue d'ensemble
- Fonctionnalités principales
- Interface utilisateur
- Champs et informations
- Sources de découverte
- Badges de données enrichies
- Relations entre actifs
- Actions en lot
- Intégrations
- Niveaux d'accès
- Bonnes pratiques
Vue d'ensemble
Le module Actifs IT centralise la documentation de tout équipement géré : serveurs, postes de travail, commutateurs réseau, imprimantes, appareils mobiles, machines virtuelles, et bien plus. Chaque actif peut être lié à une entreprise cliente, associé à un type personnalisé, et enrichi avec des données matérielles, réseau et logicielles.
Les actifs peuvent provenir de trois sources :
- Saisie manuelle par un technicien
- Importation ConnectWise depuis la base de configurations CW Manage
- Découverte automatique SmartScan via l'agent de collecte Windows
Fonctionnalités principales
Inventaire complet
Chaque actif enregistre les informations matérielles, réseau, logicielles et contractuelles dans une fiche unifiée :
- Nom, hostname, numéro de série
- Adresses IP (plusieurs supportées) et adresses MAC
- Fabricant, modèle, type d'OS et version
- Date d'achat et date d'expiration de garantie
- Emplacement physique
- Notes libres et champs personnalisés
Types d'actifs personnalisables
Les actifs sont catégorisés par types définis dans SmartDoc. Les types disponibles incluent notamment :
| Icône | Type | Exemples |
|---|---|---|
| Serveur | server | Dell PowerEdge, HP ProLiant |
| Poste de travail | workstation / desktop | PC de bureau |
| Portable | laptop / notebook | Ordinateur portable |
| Stockage | storage / nas / san | NAS Synology, SAN HP |
| Réseau | switch / router | Cisco, Ubiquiti |
| Pare-feu | firewall | Fortinet, Palo Alto |
| Imprimante | printer / mfp | HP, Xerox |
| Mobile | phone / tablet | Smartphone, iPad |
| Cloud | cloud / vm / virtual | Machine virtuelle |
| Caméra | camera | Caméra IP |
Chaque type possède une icône et une couleur distincte pour faciliter la navigation visuelle.
Gestion de la garantie
Le système détecte automatiquement les garanties et les classe selon trois états :
- Valide - garantie active
- Expire bientôt - expiration dans les 30 prochains jours
- Expirée - garantie dépassée
Un filtre par nombre de jours avant expiration est disponible pour générer des rapports proactifs.
Surveillance de l'état
Chaque actif possède un statut opérationnel :
| Statut | Description |
|---|---|
active | Actif en service |
inactive | Désactivé temporairement |
maintenance | En cours de maintenance |
retired | Déclassé (ex: perdu, volé, décommissionné) |
Un statut de surveillance réseau est également disponible pour les actifs découverts automatiquement :
| Statut | Description |
|---|---|
online | Appareil joignable sur le réseau |
offline | Appareil non joignable |
Indexation pour DocBot (RAG)
Chaque actif créé ou modifié est automatiquement indexé dans le moteur de recherche vectorielle de SmartDoc. Cela permet au chatbot DocBot de répondre à des questions comme "Quel est le modèle de serveur du client Acme ?" en consultant directement l'inventaire.
Interface utilisateur
Navigation
Accédez au module via : SmartDoc > Actifs IT
Si une entreprise cliente est sélectionnée dans le contexte actif (sélecteur en haut de page), la liste est automatiquement filtrée pour n'afficher que ses actifs.
Modes d'affichage
La liste d'actifs supporte quatre modes d'affichage, accessibles via les boutons en haut à droite :
| Mode | Description |
|---|---|
| Petites cartes | Grille compacte, idéale pour une vue d'ensemble rapide (6 colonnes max) |
| Cartes moyennes | Grille intermédiaire avec nom, statut et badges (4 colonnes max) |
| Grandes cartes | Cartes détaillées avec OS, dernière connexion et actions (3 colonnes max) |
| Tableau | Vue tabulaire avec toutes les colonnes, idéale pour le tri et la comparaison |
Filtres disponibles
- Recherche textuelle - par nom, hostname, adresse IP, fabricant, ou adresse MAC
- Statut - Actif, Inactif, Maintenance, Déclassé, ou Tous
- Type d'actif - filtre par catégorie d'équipement
- Source - Manuel, ConnectWise, SmartScan (le filtre SmartScan n'apparaît que si au moins un collecteur est enregistré)
- Surveillance - En ligne, Hors ligne, Tous
- Site réseau - filtrer par site/emplacement réseau
- Sous-réseau - filtrer par réseau logique
- Niveau d'accès - Interne, Client, Public
- Garantie expirante - actifs dont la garantie expire dans X jours
- Tags - filtrer par étiquettes
Actions disponibles
- Créer un actif - formulaire dédié avec sections Général, Réseau, Matériel, OS, Dates importantes, Notes
- Voir les détails - fiche complète avec onglets (résumé, spécifications, relations, journal d'audit)
- Modifier - édition complète de tous les champs
- Décommissionner - marque l'actif comme
retired(soft delete, non supprimé de la base) - Importer depuis ConnectWise - assistant d'importation par entreprise et statut
- Actualiser - rechargement manuel de la liste
Champs et informations
Informations générales
| Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Nom | Nom descriptif de l'actif | Oui |
| Client | Entreprise cliente associée | Non |
| Type d'actif | Catégorie de l'équipement | Non |
| Statut | État opérationnel | Non (défaut: Actif) |
| Emplacement | Salle, armoire, bâtiment | Non |
| Niveau d'accès | Visibilité pour le portail client | Non (défaut: Client) |
Réseau
| Champ | Description |
|---|---|
| Hostname | Nom DNS de l'appareil (ex: serveur01.domaine.local) |
| Adresse IP | Adresse IPv4 principale (plusieurs adresses supportées via l'API) |
| Adresse MAC | Adresse physique de la carte réseau (plusieurs supportées) |
Matériel
| Champ | Description |
|---|---|
| Fabricant | Dell, HP, Lenovo, Cisco... |
| Modèle | Référence exacte du modèle |
| Numéro de série | Identifiant unique constructeur |
| Spécifications (specs) | Champ JSONB flexible: RAM, CPU, disque, SNMP, WMI... |
| Champs personnalisés | Champs supplémentaires définis par l'utilisateur |
Système d'exploitation
| Champ | Description |
|---|---|
| Type d'OS | Windows Server, Ubuntu, ESXi, macOS... |
| Version | 2022, 22.04 LTS, 8.0... |
Dates importantes
| Champ | Description |
|---|---|
| Date d'achat | Date d'acquisition de l'équipement |
| Fin de garantie | Date d'expiration de la garantie constructeur |
Champs avancés (API)
| Champ | Description |
|---|---|
| Tags | Étiquettes libres pour le filtrage et l'organisation |
| Notes | Notes libres au format texte |
| Site ID | Site réseau auquel l'actif est rattaché |
| Source de découverte | manual, connectwise, ou smartscan |
| Découverte automatique | Indique si l'actif a été détecté automatiquement |
| Statut de surveillance | online ou offline |
| ID configuration CW | Identifiant de la configuration dans ConnectWise |
Sources de découverte
Saisie manuelle
Créez un actif via le formulaire. Tous les champs sont librement renseignés par le technicien.
Importation ConnectWise
Accédez via le bouton Importer depuis ConnectWise (disponible si l'intégration CW est configurée).
L'assistant permet de :
- Choisir les statuts de configurations à importer (ex: Active)
- Filtrer par entreprise cliente
- Importer en masse
Lors de l'importation :
- Les configurations CW sont mappées vers des actifs SmartDoc
- Les types de configurations CW sont créés automatiquement si inexistants
- Les actifs déjà importés sont mis à jour (pas de doublons)
- L'identifiant CW (
cw_configuration_id) est conservé pour la synchronisation future
Découverte automatique SmartScan
L'agent SmartScan Collector (application Windows installée chez le client) découvre automatiquement les appareils sur le réseau et les synchronise dans SmartDoc.
Les actifs découverts par SmartScan :
- Sont marqués avec
discovery_source = 'smartscan' - Apparaissent dans le filtre "SmartScan" (uniquement si des collecteurs sont enregistrés)
- Peuvent être enrichis avec des données SNMP et WMI (voir section Badges)
Badges de données enrichies
Les cartes et lignes d'actifs affichent des badges visuels indiquant la richesse des données collectées :
Badge SNMP (violet)
Affiché lorsque l'actif contient des données SNMP dans ses spécifications :
specs.snmpSysName- nom système SNMPspecs.snmpDescription- description SNMPspecs.snmpInterfaces- interfaces réseau SNMP
Ces données sont collectées par SmartScan via le protocole SNMP sur les équipements réseau compatibles (commutateurs, routeurs, imprimantes...).
Badge WMI (orange)
Affiché lorsque l'actif contient des données WMI collectées depuis Windows :
specs.windowsServices- liste des services Windowsspecs.installedSoftware- logiciels installés
Ces données sont collectées par SmartScan via WMI sur les postes Windows.
Badge de statut de surveillance
Indique si l'appareil est joignable sur le réseau (online / offline), mis à jour lors des scans SmartScan.
Relations entre actifs
Les actifs peuvent être reliés entre eux pour documenter l'architecture IT. Les types de relations disponibles sont :
| Type | Description |
|---|---|
hosts | Un serveur héberge une machine virtuelle |
connects_to | Un switch est connecté à un routeur |
depends_on | Un service dépend d'un serveur |
backs_up | Un NAS sauvegarde un serveur |
monitors | Un outil de monitoring surveille un serveur |
manages | Un contrôleur gère un équipement |
related_to | Relation générique |
Les relations peuvent être bidirectionnelles (cochable lors de la création).
La page de détail d'un actif affiche toutes ses relations, avec les noms et icônes des actifs liés.
Actions en lot
En mode sélection (bouton "Sélectionner" dans la barre de filtres), il est possible d'appliquer des actions sur plusieurs actifs simultanément (jusqu'à 100 actifs) :
| Action | Description |
|---|---|
| Changer le niveau d'accès | Modifier la visibilité en masse (Interne / Client / Public) |
| Changer le statut | Mettre à jour le statut opérationnel en masse |
| Ajouter des tags | Ajouter des étiquettes à la sélection |
| Retirer des tags | Supprimer des étiquettes de la sélection |
| Changer l'entreprise | Réassigner les actifs à une autre entreprise cliente |
| Archiver | Archiver les actifs sélectionnés |
| Dupliquer | Créer des copies des actifs sélectionnés |
| Supprimer | Décommissionner les actifs sélectionnés |
Toutes les actions en lot sont enregistrées dans le journal d'audit.
Intégrations
ConnectWise Manage
- Importation des configurations : les configurations CW sont importées comme actifs SmartDoc
- Synchronisation : l'identifiant CW est conservé (
cw_configuration_id) pour tracer la provenance - Données CW enrichies : la fiche détail affiche les données brutes CW (
cw_data) si disponibles
SmartScan Collector
- Découverte automatique : l'agent Windows scanne le réseau et crée/met à jour automatiquement les actifs
- Données SNMP : collecte des informations réseau avancées sur les équipements compatibles
- Données WMI : collecte des informations système sur les postes Windows (services, logiciels installés)
- Statut réseau : mise à jour du statut en ligne/hors ligne lors de chaque scan
Niveaux d'accès
Chaque actif possède un niveau d'accès qui détermine sa visibilité :
| Niveau | Description |
|---|---|
internal | Visible uniquement par les techniciens MSP |
client | Visible par les techniciens MSP et via le portail client (défaut) |
public | Accessible sans authentification (usage rare) |
Le niveau d'accès peut être modifié individuellement ou en lot.
Bonnes pratiques
- Nommez vos actifs de façon cohérente (ex:
[TYPE]-[CLIENT]-[NUMERO]commeSRV-ACME-01) pour faciliter la recherche - Renseignez toujours la date de fin de garantie pour bénéficier des alertes proactives
- Utilisez les tags pour catégoriser les actifs par projet, priorité ou criticité
- Reliez les actifs entre eux via les relations pour documenter l'architecture
- Activez l'intégration SmartScan pour maintenir l'inventaire à jour automatiquement
- Utilisez le niveau d'accès Client pour les actifs que vos clients peuvent consulter via le portail
- Gardez le niveau d'accès Interne pour les actifs sensibles (serveurs critiques, infrastructure de sécurité)
Dernière mise à jour : mars 2026