Serials
Le module Numeros de serie de SmartDoc permet de centraliser et de securiser les numeros de serie de tous les equipements materiel de vos clients. Il assure le suivi des garanties, des contrats de support et des informations d'achat, avec des alertes automatiques avant expiration des garanties.
Vue d'ensemble
Le module Numeros de serie s'adresse aux techniciens MSP qui ont besoin de retrouver rapidement les informations d'un equipement : numero de serie pour une demande de support, date de fin de garantie pour planifier un remplacement, coordonnees du fournisseur pour une commande de pieces.
Les numeros de serie sont chiffres avec AES-256-GCM au niveau de la base de donnees — ils n'apparaissent jamais dans les listes et ne sont reveles que sur demande explicite avec tracabilite complete.
Fonctionnalites principales
Repertoire des numeros de serie
Chaque entree dans le module peut contenir :
- Le numero de serie de l'equipement (chiffre)
- Le fabricant et le modele
- Le nom du produit et le numero de piece
- La date d'achat et le prix
- Les informations du fournisseur
- Le numero de facture
Gestion des garanties
Le suivi des garanties est l'une des fonctions cles du module :
- Date de debut et de fin de garantie
- Type de garantie (garantie constructeur, garantie etendue, NBD, etc.)
- Periode d'alerte configurable avant expiration (defaut : 30 jours)
- Vue dedie "Expiring" listant les garanties expirant dans les N prochains jours
Statuts de garantie affiches dynamiquement dans l'interface :
- Valide (vert) — garantie en cours
- Expiration imminente (orange) — expiration dans les 30 jours ou moins
- Expiree (rouge) — date de fin depassee
- Transfee (bleu) — equipement transfere
- Mis hors service (gris) — equipement retire
Gestion du support
En complement de la garantie, il est possible de documenter :
- Le contrat de support
- Le niveau de support (Standard, Premium, 24/7, etc.)
- La date d'expiration du support
Types de numeros de serie personnalisables
Les entrees peuvent etre categorisees par type predefined ou personnalise : Serveur, Poste de travail, Imprimante, Ecran, Routeur, Commutateur, Onduleur, Camera, Tablet, Telephone, etc. Chaque type peut avoir une icone et une couleur distinctives.
Statuts d'equipement
Cinq statuts permettent de suivre le cycle de vie de chaque equipement :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Actif | Equipement en service |
| Expire | Garantie ou contrat expire |
| Transfere | Equipement transfere a un autre client ou site |
| Mis hors service | Equipement retire de l'inventaire |
| Archive | Conserve en historique |
Interface utilisateur
Navigation
Le module est accessible depuis le menu lateral de SmartDoc, sous Actifs IT > Numeros de serie. Le contexte de compagnie active (selecteur en haut) filtre automatiquement les entrees.
Modes d'affichage
Quatre modes sont disponibles, selectionables depuis les boutons dans la barre de filtres :
| Mode | Icone | Description |
|---|---|---|
| Petites cartes | Grille seree (4-6 colonnes) | Vue ultra-compacte avec nom et badge de garantie |
| Cartes moyennes | Grille (3-4 colonnes) | Nom, fabricant, date de fin de garantie, badge statut |
| Grandes cartes | Grille (2-3 colonnes) | Details complets : type, fin de garantie, actif lie, modele |
| Tableau | Vue tabulaire | Toutes les colonnes, mode par defaut |
En vue Tableau, les colonnes affichees sont : Nom, Client (si aucun filtre compagnie), Type, Fabricant / Modele, Actif associe, Fin de garantie, Statut, Niveau d'acces, Actions.
La vue tableau presente l'ensemble des numeros de serie avec leurs informations detaillees. Chaque ligne affiche le nom de l'equipement, le client, le type (Hardware Serial, Service Tag, License Serial), le fabricant avec le modele, l'actif lie, la date de fin de garantie et le statut sous forme de badge colore (Warranty Valid en vert). Les filtres All Serials, Serial Type et All access levels permettent d'affiner la liste rapidement.
Tableau de bord des statistiques
En haut de la page, 4 indicateurs en temps reel :
- Total des numeros de serie enregistres
- Numeros de serie actifs
- Garanties expirant bientot (< 30 jours)
- Repartition Interne / Client
Filtres disponibles
- Recherche textuelle — recherche sur le nom, la description, le fabricant, le modele
- Filtre par statut — Tous / Actif / Expire / Transfere / Mis hors service
- Filtre par type — filtre sur la categorie d'equipement
- Filtre par niveau d'acces — Interne / Client / Public
Actions disponibles
Depuis la liste :
- Cliquer sur un element — ouvre le panneau lateral de details
- Bouton cle (icone Key) — revele le numero de serie chiffre pendant 60 secondes
- Bouton supprimer — suppression avec confirmation
Depuis le panneau lateral :
- Consulter tous les details
- Modifier (mode edition)
- Reveler le numero de serie
- Consulter l'historique des modifications
- Supprimer
Creer un numero de serie
Le bouton + Add Serial ouvre un panneau lateral de creation qui permet de saisir toutes les informations de l'equipement en une seule etape.
Le formulaire est organise en sections :
- Company — Selection du client associe via un menu deroulant
- Information — Nom de l'equipement, fabricant (Manufacturer), type (Hardware Serial, License Serial, Service Tag) et modele, nom du produit
- Serial Number — Numero de serie de l'equipement (chiffre avant stockage)
- Warranty & Dates — Date d'achat (Purchase Date), debut de garantie (Warranty Start) et fin de garantie (Warranty End)
- Vendor — Fournisseur, contact fournisseur et contrat de support
- Notes — Champ texte libre pour les informations supplementaires
- Status et Tags — Statut de l'equipement et etiquettes pour le classement
Detail d'un numero de serie
Cliquez sur un element dans la liste pour ouvrir le panneau de detail lateral. Ce panneau presente toutes les informations de l'equipement de maniere structuree.
En-tete
L'en-tete affiche le nom de l'equipement (ex: Cisco Catalyst 9300-48P - SW-CORE) et son type (ex: Hardware Serial). L'entreprise associee est indiquee juste en dessous (ex: Hero Corp).
Actions rapides
Le bouton Reveal permet d'afficher temporairement le numero de serie chiffre pendant 60 secondes. Cette action est tracee dans le journal d'audit.
Sections d'information
| Section | Contenu |
|---|---|
| Product Details | Fabricant, modele, nom du produit, type de numero de serie |
| Warranty | Badge de statut (Valid en vert), dates de debut et fin de garantie, date d'achat |
| Vendor | Nom du fournisseur |
| Metadata | Statut (Active) |
| Notes | Notes internes (ex: Switch core PoE+ 48 ports) |
Historique d'acces
La section History en bas du panneau affiche le journal des consultations.
Chaque entree indique le type d'action (Viewed, Revealed, Created, Updated), l'avatar et le nom de l'utilisateur, et le temps ecoule depuis l'action.
Champs et informations
Identification de l'equipement
| Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Nom | Designation de l'equipement | Oui |
| Nom (FR) | Designation en francais | Non |
| Description | Description detaillee | Non |
| Numero de serie | Numero de serie (chiffre AES-256-GCM) | Oui |
| Fabricant | Marque constructeur | Non |
| Modele | Reference du modele | Non |
| Nom du produit | Designation commerciale complete | Non |
| Numero de piece | Reference interne constructeur | Non |
| Type | Categorie d'equipement | Non |
| Compagnie | Compagnie cliente proprietaire | Non |
| Actif lie | Actif SmartDoc associe | Non |
Achat et fournisseur
| Champ | Description |
|---|---|
| Date d'achat | Date de la transaction |
| Prix d'achat | Montant paye |
| Devise | Devise (defaut : CAD) |
| Fournisseur | Nom du vendeur ou distributeur |
| Contact fournisseur | Nom ou email du contact chez le fournisseur |
| Numero de facture | Reference de la facture d'achat |
Garantie
| Champ | Description |
|---|---|
| Date de debut de garantie | Debut de la periode de garantie |
| Date de fin de garantie | Fin de la periode de garantie |
| Type de garantie | Garantie constructeur, etendue, NBD, etc. |
| Alerte expiration (jours) | Jours avant expiration pour generer une alerte (defaut : 30) |
Support
| Champ | Description |
|---|---|
| Contrat de support | Nom ou reference du contrat |
| Niveau de support | Standard, Premium, 24/7, NBD... |
| Expiration du support | Date de fin du contrat de support |
Organisation
| Champ | Description |
|---|---|
| Statut | active / expired / transferred / retired / archived |
| Niveau d'acces | internal / client / public |
| Etiquettes | Mots-cles pour regrouper et filtrer |
| Champs personnalises | Paires cle-valeur supplementaires |
Securite et chiffrement
Les numeros de serie sont des donnees sensibles qui permettent d'identifier un equipement de maniere unique. Pour empecher leur exposition accidentelle :
Chiffrement AES-256-GCM : Chaque numero de serie est chiffre avec une clé unique par tenant avant d'etre stocke (serial_number_encrypted). La clé de chiffrement du tenant est elle-meme chiffree par le KMS avant stockage.
Aucune exposition dans les listes : Les listes, tableaux et cartes n'affichent jamais le numero de serie en clair. L'interface indique uniquement que le numero existe.
Revelation contrilee :
- Seuls les utilisateurs avec la permission
revealpeuvent voir un numero de serie - Chaque revelation est limitee a 60 secondes d'affichage (masquage automatique)
- Le systeme impose une limite de taux : 10 revelations maximum par minute par utilisateur
- Chaque revelation est enregistree dans
smartdoc_serial_access_logetsmartdoc_audit_logavec : identite, adresse IP, user agent, raison optionnelle
Journal de modifications : Un historique complet de toutes les modifications est conserve dans smartdoc_serial_history, accessible via l'onglet "Historique" du panneau de details.
Suivi des garanties
Vue des garanties expirant bientot
L'endpoint /expiring retourne les equipements dont la garantie expire dans les N prochains jours (configurable). Les resultats sont tries par date d'expiration croissante.
Badge de statut de garantie
L'interface calcule dynamiquement le statut de la garantie a partir de la date de fin :
- Vert — Valide : date de fin dans le futur, hors periode d'alerte
- Orange — Expiration imminente : date de fin dans les 30 jours ou moins
- Rouge — Expiree : date de fin depassee
- Bleu — Transferee : statut "transferred"
- Gris — Mise hors service : statut "retired"
Alertes configurables
La valeur expiry_alert_days permet de personnaliser par equipement quand l'alerte doit etre declenchee. Pour un serveur critique, vous pouvez configurer 90 jours ; pour un equipement basique, 15 jours suffisent.
Lien avec les actifs
Chaque numero de serie peut etre associe a un actif SmartDoc existant (poste de travail, serveur, etc.). Cette liaison bidirectionnelle permet de :
- Retrouver le numero de serie depuis la fiche actif
- Retrouver l'actif depuis la fiche du numero de serie
- Savoir rapidement quel equipement physique correspond a quel actif dans l'inventaire
Actions en lot
Le mode selection (bouton Selectionner en vue Tableau) permet d'agir sur plusieurs entrees a la fois (jusqu'a 100 elements) :
| Action | Description |
|---|---|
| Changer le niveau d'acces | Modifier la visibilite d'une selection |
| Changer le statut | Mettre a jour le statut de plusieurs elements |
| Ajouter des etiquettes | Ajouter des tags a une selection |
| Retirer des etiquettes | Supprimer des tags d'une selection |
| Changer la compagnie | Reassigner a une autre compagnie cliente |
| Archiver | Passer le statut a "archive" |
| Dupliquer | Creer une copie (le numero de serie chiffre est preserve) |
| Supprimer | Suppression definitive de la selection |
Niveaux d'acces
| Niveau | Description |
|---|---|
| Interne | Visible uniquement par les techniciens MSP (recommande) |
| Client | Accessible sur le portail client de la compagnie associee |
| Public | Visible sans authentification (deconseille pour des numeros de serie) |
Le niveau d'acces est modifiable directement depuis le badge dans la liste, sans ouvrir le formulaire complet.
Integration avec SmartBot
Toutes les entrees du module sont indexees dans le moteur RAG de SmartDoc, permettant au chatbot SmartBot de repondre aux questions :
- "Quelle est la date de fin de garantie du serveur Dell de la compagnie Durand ?"
- "Quels equipements ont une garantie expirant ce trimestre ?"
- "Quel est le fournisseur du switch Cisco SN-XXXX ?"
L'indexation est automatique a chaque creation, modification ou suppression d'entree. Les numeros de serie eux-memes ne sont pas inclus dans l'index RAG pour des raisons de securite — seules les metadonnees (nom, fabricant, modele, dates) sont indexees.
Bonnes pratiques
- Saisir systematiquement la date de fin de garantie — c'est l'information la plus critique pour planifier les renouvellements
- Associer chaque numero de serie a un actif pour maintenir la coherence de l'inventaire
- Configurer des alertes personnalisees : 90 jours pour les serveurs et equipements reseau critiques, 30 jours pour les equipements standards
- Utiliser les types d'equipement pour faciliter la recherche et les rapports par categorie
- Documenter le fournisseur et le numero de facture pour simplifier les demarches de retour garantie (RMA)
- Garder le niveau d'acces a Interne pour la grande majorite des numeros de serie
- Utiliser le statut "Transfere" plutot que de supprimer, pour conserver l'historique lors d'une cession d'equipement entre clients
- Tagger les equipements avec des etiquettes coherentes (ex: "serveur-critique", "salle-serveur-A") pour grouper les recherches
Derniere mise a jour : mars 2026